Změna smlouvy v IT

Autor: Mgr. Petr Otevřel | Vloženo: 14. 12. 2009 23:58 | Přečteno: 8625X

Při větších projektech v IT nebo ve smlouvách servisních či outsourcingových je vhodné pamatovat na úpravy či doplnění smluvního vztahu. Smluvní strany často průběžně vedou projektové deníky nebo jinou projektovou dokumentaci, rovněž kvalitnější smlouvy obsahují část věnovanou projektovému managementu. Přesto v praxi dochází k tomu, že se jednotliví projektoví manažeři nedrží striktně smluvených formálních procesů – vzniká pak otázka, zda v důsledku jejich jednání došlo např. ke zpřesnění či doplnění předmětu smlouvy nebo smluvených podmínek (např. termín splnění závazku), nebo zda takové jednání nemá žádné právní následky. Zajímavým je v této souvislosti i čerstvý judikát Nejvyššího soudu.

Jak změnit smlouvu?
Smlouva je dvoustranným právním vztahem. Protože vzniká pouze oboustrannou akceptací, musí být rovněž každá změna smlouvy sjednána oběma smluvními stranami. Pouze ve výjimečných případech může docházet ke vzniku smlouvy nebo určení části jejího obsahu soudem nebo určenou třetí osobou, takový postup však musí vyplývat přímo ze zákona nebo musí být smluvními stranami sjednán. Typicky např. u smlouvy o smlouvě budoucí, kdy v případě nezájmu či neochoty povinné smluvní strany uzavřít takovou budoucí smlouvu může být její projev vůle nahrazen rozhodnutím soudu – budoucí smlouva tak vznikne se všemi závazky, ačkoliv smlouvu některá ze stran neuzavřela; rovněž lze sjednat, že určitá část smluvního vztahu bude určena dodatečně, např. na základě stanoviska znalce.

Za normálních okolností ovšem musí dojít k oboustranné akceptaci změny smluvních podmínek smluvními stranami. Obecně není moc známo, že dle obchodního zákoníku lze sjednat změnu písemné smlouvy i ústně, ledaže smlouva obsahuje ustanovení, že může být měněna nebo zrušena pouze dohodou stran v písemné podobě – zpravidla je takové ustanovení součástí závěrečných ustanovení smlouvy.

Většinu smluvních typů lze uzavřít také výlučně ústně. Toto nebývá zase tak výjimečné, mnohdy jde v obchodních (ale i občanskoprávních) vztazích o kombinaci ústního ujednání a písemných objednávek, předávacích protokolů, faktur apod. Pak lze samozřejmě jakékoliv změny ústní smlouvy uzavírat ústně.

Není asi nutné zdůrazňovat, že při jakýchkoli sporných situacích je velmi obtížné vztah z ústní smlouvy (nebo z ústně provedené změny písemné smlouvy) právně analyzovat a dospět k závěru, který je nezpochybnitelný. U soudu navíc při absenci písemných důkazů nastupuje dokazování prostřednictvím svědků, takže je téměř nemožné předvídat, jaký závěr soud učiní.

Ze shora uvedeného vyplývá, že v praxi dochází k prolínání rozdílných způsobů vzniku smluvních vztahů a jejich změn.  Dále citovaný judikát nám ukáže, že to v praxi může působit potíže.

Změna smlouvy prostřednictvím zápisu ve stavebním deníku
Předem podotýkám, že jsem skutkový stav dále uvedeného judikátu českého Nejvyššího soudu pro účely tohoto článku zjednodušil a zaměřuji se zde na ty části rozhodnutí, které se vztahují ke změně smlouvy.

Spor vzniknul v souvislosti se smlouvou o dílo (uzavřenou v písemné podobě), na základě které prováděl zhotovitel výstavbu rodinného domu. V průběhu stavby docházelo opakovaně ke změnám oproti projektové dokumentaci, např. bylo osazeno více ohřívačů vody, došlo ke změně vytápění v objektu, včetně regulace a vytápění bazénu, byl vystavěn bazén v přístavbě, místnost nad tímto bazénem, včetně hromosvodů, došlo ke změně vodoinstalace a namísto žumpy byla provedena čistírna odpadních vod. Podle znaleckého posudku, který nechal vypracovat soud prvního stupně, byl rozsah díla oproti původnímu dílu navýšen cca o 1/3.

Uvedené změny byly fakticky dohodnuty ústně a byly zachyceny pouze ve formě zápisu ve stavebním deníku. Samotná smlouva o dílo přitom obsahovala ustanovení, podle kterého může být měněna nebo zrušena pouze dohodou stran v písemné formě.

Spor mezi smluvními stranami začal poté, co si zhotovitel vyúčtoval tzv. vícepráce, čímž navýšil původní cenu ve výši cca 5,6 mil. o další cca 3,7 mil.  V rámci sporu zhotovitel poukazoval na zápisy ve stavebním deníku, kde byly změny zaznamenány a podepsány oběma smluvními stranami.  Soudy obou stupňů dovodily, že projev vůle stran učiněný v písemné podobě ve stavebním deníku naplňuje požadavek na písemnou formu změny smlouvy. Protože ve stavebním deníku nebylo ujednání o ceně, aplikovaly soudy ust. § 549 odst. 1 obchodního zákoníku, podle něhož dohodnou-li se strany po uzavření smlouvy o dílo na rozšíření díla a nesjednají-li jeho důsledky na výši ceny, je objednatel povinen zaplatit cenu přiměřeně zvýšenou – v tomto případě posoudil soud „přiměřenost“ dle znaleckého posudku.

Nejvyšší soud rozhodnutí obou soudů zrušil a věc vrátil k dalšímu řízení. Nejvyšší soud vytknul rozhodnutím soudů obou stupňů zejména to, že soudy neprovedly dostatečná skutková zjištění směřující k tomu, že zmíněné zápisy skutečně představují dohodu o změně smlouvy. Nejvyšší soud nicméně připustil, že i zápisy ve stavebním deníku je možno učinit dohodu o změně smlouvy. Je tomu však pouze v případě, že k tomu směřoval projev vůle stran; nikoliv každý zápis ve stavebním deníku podepsaný oběma stranami představuje dohodu o změně smlouvy. Nejvyšší soud tedy připustil, že závěry soudů obou stupňů mohly být správné.

Co z toho plyne pro oblast IT?
Rovněž u větších implementací a projektů nebo dlouhodobých vztahů (servis, outsourcing, SaaS) dochází k nutnosti reagovat na požadavky objednatele nebo technický vývoj. Mnohé smlouvy přitom zahrnují úpravu projektového managementu, aniž by obsahovaly procesní řešení toho, jak s jednotlivými výstupy vzniklými v rámci projektového managementu naložit. Jiné smlouvy neobsahují projektový management vůbec, pak často dochází k faktickým vícepracím a změnám předmětu smlouvy, aniž by byl připraven (natož podepsán) dodatek smlouvy.

Jaké lze vyvodit závěry ze shora citovaného rozhodnutí Nejvyššího soudu?
a) Projev vůle – projev vůle je pojmem z právní teorie, který však má pevné místo ve smluvní praxi. Projevem vůle smluvních stran je např. smlouva – pokud dojde k rozporům či nejasnostem ohledně výkladu obchodní smlouvy, vykládá se projev vůle podle úmyslu jednající osoby, pokud tento úmysl byl znám druhé smluvní straně. Pokud smluvní strana má v úmyslu změnit předmět smlouvy (např. rozšířit implementovaný informační systém o další modul a v návaznosti na to navýšit jeho cenu), měla by tento úmysl zcela jasně projevit. Není-li nikde zachycen nesporný a určitý projev vůle, pak může být skutečně sporné, zda takto „zmíněné“ rozšíření předmětu smlouvy objednatel akceptoval a zda mohl vědět, že zhotovitel už takové rozšíření realizuje.
b) Forma – Už shora bylo zmíněno, že i písemnou smlouvu lze v režimu obchodního zákoníku změnit ústně, ledaže sama smlouva obsahuje ustanovení, které to vylučuje. Takovým nejčastějším ustanovením je věta „Jakékoliv změny této smlouvy mohou být prováděny pouze formou písemných vzestupně číslovaných dodatků uzavřených smluvními stranami.“ Pak přispěje k tomu, aby byl projev vůle jasný, když bude v záhlaví skutečně uvedeno, že jde o dodatek číslo xx smlouvy číslo yy / smlouvy ze dne. V úvodním ustanovení takového dodatku doporučuji ještě jednou zmínit, že smluvní strany uzavřely určitého dne smlouvu, kterou chtějí změnit z určitých důvodů – tyto důvody mohou opět ulehčit důkazní břemeno při sporu o výklad, jaký byl úmysl té či oné jednající smluvní strany.
c) Dodatek a dohoda – Pojem dodatek smlouvy není v právním řádu nikde výslovně upraven ani jinak ošetřen; jde proto pouze o technickou záležitost a zažité pojmenování pro něco, co z právního hlediska představuje „dohodu o změně smlouvy“. Mám za to, že i v případě uzavření písemné dohody, která nebude označena jako dodatek, ačkoliv to původní smlouva vyžaduje, bude takto uzavřená dohoda o změně platná. Platí zde ovšem, že by dohoda měla být vždy jasná.
d) Kdo jedná a kdo zastupuje? – Shora citovaný judikát byl poměrně jednoduchý – stavební deník byl podepisován fyzickou osobou – podnikatelem a fyzickou osobou, která byla objednatelem; soud tak vůbec nemusel řešit, zda osoby podepsané ve stavebním deníku vůbec byly uzavírat změny smlouvy o dílo. V případě větších firem ovšem nejsou statutární orgány obvykle členy jednotlivých projektových týmů, pak je třeba posuzovat případ od případu oprávnění dané osoby zastupovat v rámci projektového managementu příslušnou smluvní stranu. Chceme-li se vyhnout riziku, kdy bude jednání té které osoby posouzeno jako překročení oprávnění zmocněnce, je vhodné sjednat toto ve smlouvě výslovně.

Závěr
K tomu, aby smluvní strany dosáhly potřebného stavu právní jistoty, je zapotřebí kvalitní smluvní úpravy, která základní shora zmíněné body bude řešit a stanoví jasně proces změny smlouvy. Stejně tak důležité je ovšem seznámení jednotlivých členů projektového týmu s těmito principy a v případě pochybností toto konzultovat s právníkem či advokátem. Je až zarážející, jak často se v praxi jako advokáti setkáváme s případy, kdy byly poskytnuty vícepráce na základě ústních příslibů (které jsou vzápětí po vystavení faktury popřeny) nebo jsou uzavírány zmatečné a neurčité dodatky (které patrně smluvní strany považují za jednodušší, protože jsou krátké), z nichž není jasné co a za jakých podmínek vlastně smluvní strany „prodlužují“ či „rozšiřují“. Poskytnout právní výklad těchto „úkonům“ nebo zajistit dodavateli úhradu provedených víceprací je pak často nemožné.


Autor: Petr Otevřel   

Autor působí v advokátní kanceláři Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři v.o.s., kde se zabývá zejména smluvní úpravou v oblasti informačních technologií, obchodním a autorským právem. Je členem Právního klubu Sdružení pro informační společnost (SPIS) a České společnosti pro systémovou integraci