Chystaná právní úprava home office, anebo co vás čeká a (ne)mine

Autor: Mgr. Petr Otevřel | Vloženo: 17. 10. 2022 23:54 | Přečteno: 899X

Před dvěma lety jsem publikoval článek Jak smluvně upravit home office, ve kterém jsem musel vycházet z velice stručné úpravay home office v zákoníku práce (ZP). Nyní připravilo Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) návrh novely ZP, který mimo jiné výrazně mění a doplňuje právě pravidla pro tzv. práci na dálku, jak zní zákonné označení pro výkon práce v režimu home office. Podívejme se alespoň na zásadní body.

Kdo má nárok na home office?

Novela zavádí opravdu velikou změnu, která souvisí s tím, že implementuje tzv. work-life balance směrnici a dále směrnici o transparentních a předvídatelných pracovních podmínkách. První jmenovaná směrnice upravuje povinnost umožnit vybraným skupinám zaměstnanců „pružné uspořádání práce“ a jednou z možností je právě výkon práce v režimu home office.

Novela doplňuje stávající § 241 ZP o právo požádat si písemně o výkon práce v režimu home office a stanoví následující skupiny zaměstnanců, kteří na něj mají nárok:

• zaměstnanec/zaměstnankyně pečující o dítě mladší než 15 let,
• těhotná zaměstnankyně,
• zaměstnanec/zaměstnankyně, kteří prokáží, že převážně sami dlouhodobě pečují o osobu, která se podle zvláštního právního předpisu považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo stupni IV (úplná závislost).

Zaměstnavatel je povinen žádosti shora uvedených skupin zaměstnanců vyhovět, pokud tomu nebrání vážné provozní důvody nebo povaha vykonávané práce.

Zaměstnanci mají navíc právo požádat si následně o obnovení původních pracovních podmínek (v zásadě kdykoliv) a zaměstnavatel i v tomto případě je povinen žádosti vyhovět, pokud tomu nebrání vážné provozní důvody.

Pokud zaměstnavatel žádosti zaměstnance nevyhoví, je povinen písemně odůvodnit její zamítnutí.

Písemná dohoda o výkonu práce v režimu home office

Dohoda o výkonu home office musí být písemná, nicméně novela konečně přináší použitelnou možnost uzavírat pracovněprávní dokumenty elektronicky (dosavadní úprava připomínala ze všeho nejvíce román Hlava XXII).

Dohoda musí obsahovat:

• místo nebo místa výkonu práce,
• způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, způsob přidělování práce a její kontroly,
• rozsah konané práce a bližší podmínky pro rozvržení pracovní doby,
• způsob náhrady nákladů vzniklých při výkonu práce na dálku zaměstnavatelem,
• dobu, na kterou se dohoda o práci v režimu home office uzavírá,
• způsob zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci zaměstnavatelem (BOZP), včetně její kontroly, a možnosti vstupu zaměstnavatele do místa výkonu práce za účelem objasnění příčiny a okolností vzniku pracovního úrazu.

Vedle shora uvedené úpravy § 241 ZP, která zakládá vybraným skupinám zaměstnanců nárok na home office, si může o home office požádat úplně každý zaměstnanec také podle § 317 odst. 11 ZP – takový zaměstnanec ovšem nárok na home office nemá, přesto mu je zaměstnavatel povinen případné zamítnutí žádosti písemně odůvodnit. Mimochodem pokud tak neučiní, vystaví se zaměstnavatel riziku pokuty, viz níže v části „Pokuty za přestupky na úseku práce na dálku“.

Může zaměstnavatel home office nařídit?

Asi jste uhodli, že podle návrhu novely ZP zaměstnavatel home office skutečně nařídit může, na pandemii si všichni dobře pamatujeme. Nařízení home office musí být písemné a zaměstnavatel je povinen v něm uvést všechny údaje a informace, které jinak musí obsahovat dohoda (viz shora v části Písemná dohoda o výkonu práce v režimu home office).

Pro vznik práva zaměstnavatele nařídit home office však musí být souběžně naplněny následující podmínky:

• možnost nařídit home office stanoví opatření orgánu veřejné moci podle zvláštního zákona, typicky zákon o ochraně veřejného zdraví (zákon č. 258/2000 Sb.),
• nařídit home office lze pouze na nezbytnou dobu,
• musí to být v souladu s oprávněnými zájmy zaměstnance a za podmínky, že místo výkonu práce v režimu home office bude pro výkon práce způsobilé.

Zejména poslední podmínka nám krásně ukazuje, že zatímco šedivá je každá teorie, věčně zelený strom života. Upřímně řečeno si nedokážu představit, jak by zaměstnavatel měl ze dne na den přezkoumat vágní podmínku způsobilosti místa výkonu práce u desítek či stovek zaměstnanců. 

BOZP a způsobilé domácí pracoviště

Mám zato, že i když podmínka „způsobilosti domácího pracoviště“ je výslovně zmíněna pouze v souvislosti s jednostranným nařízením výkonu práce v režimu home office v § 311 odst. 4 ZP, jistě platí i v případech, kdy je home office vykonáván na základě dohody.

Ohledně způsobilosti místa výkonu práce odkazuji na první díl článku Jak smluvně upravit home office (část „Jak tedy upravit home office/BOZP“). U kancelářských profesí se bude jednat zejména o vhodné osvětlení a celkovou ergonomii pracoviště zaměstnance (viz příslušná metodika zpřístupněná na stránkách MPSV). Zda to znamená, že by zaměstnanec bez vlastní pracovny neměl vůbec mít možnost vykonávat práci na home office, se ze znění novely nedozvíme. A z důvodové zprávy také ne, celá její část věnovaná návrhu § 317 odst. 4 ZP jej pouze zbytečně opakuje jinými slovy. Ovšem pokud nahlédneme do shora uvedené metodiky, tak by se skutečně mělo pracoviště „být umístěno v samostatné místnosti, případně tak, aby bylo možné vykonávat nerušeně práci“, podrobně jsou tam popsány parametry pracovního stolu, nechybí ani doporučení disponovat výškově nastavitelným monitorem, v případě práce na notebooku delší než 4 hodiny se vyžaduje jeho připojení k externímu monitoru, klávesnici a myši atd. To tedy na výkon práce od jídelního stolu moc nevypadá.

Je tak pěkné, že určité skupiny budou mít nárok na práci v režimu home office (viz § 241 ZP), ovšem zaměstnavatel má i v takovém případě povinnost zkontrolovat pracoviště v místě bydliště zaměstnance a případně žádost zamítnout pro jeho nezpůsobilost. Snaha zvýšit ochranu zaměstnance se v těchto bodech navzájem paralyzuje, protože rodiče s malými dětmi nebo zaměstnanci pečující o tzv. závislé osoby obvykle mají jiné priority, než si doma budovat řádnou a ergonomickou pracovnu.

O nákladech na vybavení domácího pracoviště se novela rovněž nezmiňuje. Možná by stálo za to zvážit možnost snížit základ daně daného zaměstnance o náklady vynaložené na vybavení domácího pracoviště.

Náhrada nákladů zaměstnance

Novela stanoví povinnost zaměstnavatele hradit zaměstnanci náklady spojené s výkonem home office, a tyto náklady musí být vždy vypláceny samostatně – nelze je zahrnout do mzdy, platu či odměně z dohody (DPP, DPČ).

Náklady by měly být přímo v zákoníku práce stanoveny paušální částkou, přímo v návrhu je uvedena částka 2,80 Kč za započatou hodinu práce. Tato částka by však měla být měněna pravidelně alespoň 1x ročně k 1. lednu na základě úhrnu inflace za předchozí rok, případně i častěji v mimořádných termínech vyvolaných vysokou inflací.

Práce vykonávaná s využitím sítí elektronických komunikací

Návrh novely ZP se výslovně věnuje i povinnostem zaměstnavatele a zaměstnance v souvislosti s užíváním elektronických komunikací. Zaměstnavatel by měl být ze zákona povinen zajistit příslušné technické a programové vybavení s výjimkou případů, kdy zaměstnanec vykonává práci na vlastních zařízeních (BYOD). Zaměstnavatel by měl dále zajišťovat ochranu dat a jiných údajů, a zaměstnanci je stanovena povinnost chránit data a údaje související s výkonem jeho práce.

V tomto mohu odkázat na druhý díl článku Jak smluvně upravit home office, ve kterém jsem se dané problematice věnoval.

Zaměstnanci, kteří si rozvrhují sami pracovní dobu

Novela do značné míry přebírá dosavadní úpravu § 317 ZP (který vlastně ani nic jiného neobsahoval a home office v podstatě neřešil). Také novelizované znění tedy bude vylučovat aplikaci vybraných ustanovení ZP na zaměstnance, kteří si sami rozvrhují pracovní dobu, např. se logicky neužijí ustanovení ZP o rozvržení pracovní doby nebo o prostojích. Dále těmto zaměstnancům nepřísluší náhrada mzdy při důležitých osobních překážkách v práci ani mzda nebo náhradní volno za práci přesčas nebo za práci ve svátek. Toto však už obsahuje už stávající právní úprava.

Novela nově zdůrazňuje, že délka směny ani u těchto zaměstnanců, kteří si sami rozvrhují pracovní dobu, nesmí přesáhnout 12 hodin.  

Zaměstnanci s „pocitem izolace“

Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby zaměstnanci vykonávajícímu práci na home office nebyl odepřen kontakt s ostatními zaměstnanci. Důvodová zpráva k tomu uvádí následující: „Protože v případě práce na dálku může mít zaměstnanec pocit izolace, ukládá se zaměstnavateli, aby přijal opatření, která této izolaci zabrání. Příkladem takového opatření je možnost zaměstnance setkávat se v rámci výkonu práce na pracovišti, případně na jiném stanoveném místě, se svými kolegy, samozřejmě za předpokladu, že o to bude mít zaměstnanec zájem (požádá o toto setkání).“ Časem se snad dozvíme, jak tato ustanovení vyložit a aplikovat v praxi.

Ukončení dohody o výkonu práce v režimu home office

Závazek z dohody o home office lze rozvázat:

• Písemnou dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem ke sjednanému dni.
• Na základě písemné výpovědi z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně. Byla-li dohoda o práci na dálku uzavřena se zaměstnancem, který má na home office nárok podle § 241 odst. 3 ZP, může zaměstnavatel závazek z dohody vypovědět pouze z vážných provozních důvodů nebo neumožňuje-li to povaha vykonávané práce.

Co dělat, když už máte uzavřeny dohody o home office?

V dosavadní praxi byly dohody o práci v režimu home office uzavírány často docela neformálně, byly spíše stručné a obvykle odkazovaly na vnitřní předpis, který řešil podrobnosti.

Novela však stanoví písemnou formu dohody a stanoví její podstatné náležitosti, proto bude muset většina zaměstnavatelů uvést uzavřené dohody do souladu s novým ZP. S tímto návrh novely počítá a stanoví k tomu lhůtu v délce 3 měsíců ode dne nabytí účinnosti.

Pokuty za „přestupky na úseku práce na dálku“

Na výkon práce v režimu home office by měl nově myslet také zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce (ZIP), který připravovaná novela také mění a doplňuje.

ZIP nově umožní inspektorům práce vstupovat se souhlasem zaměstnance i na domácí pracoviště, je-li tam vykonáván home office. Patrně zejména z toho důvodu, aby bylo možno ověřit způsobilost pracoviště ve smyslu BOZP.

Novela dále zavádí novou skutkovou podstatu přestupků „na úseku práce na dálku“, která podle nově vložených ustanovení § 12a a § 25a umožní uložit zaměstnavateli pokutu až 1 mil. Kč. ZIP bude sankcionovat jednak neuzavření dohody v písemné formě, případně absenci některých podstatných náležitostí dohody vyjmenovaných výše v tomto článku, a dále porušení téměř všech dalších odstavců § 317 ZP a povinností uvedených shora v tomto článku.

V této souvislosti mi přijde toto pojetí dost kontroverzní a např. nerozumím tomu, proč byla zavedena např. pokuta za porušení § 317 odst. 11 ZP, tedy za absenci odůvodnění zamítnutí žádosti o home office vůči zaměstnanci, který na home office vůbec nemá zákonný nárok. 

Pokud by zaměstnavatel nevyhověl žádosti zaměstnance, který má na home office nárok na základě § 241 ZP, aniž by prokázal, že ve výkonu práce na home office brání vážné provozní důvody či povaha vykonávané práce, jde o přestupek „na úseku zvláštních pracovních podmínek některých zaměstnanců“ a lze za něj uložit pokutu až 300 tis. Kč.

Závěr

Jak napovídá název tohoto článku, finální znění příslušných ustanovení zákoníku práce může být úplně jiné. A zřejmě bude, protože návrh novely vyvolal zatím spíše negativní reakce (nejen ve vztahu k home office) a jde o materiál, který ke dni publikace tohoto článku dosud ani nebyl projednán Vládou ČR. Novela přináší na straně jedné jasný právní rámec ohledně toho, jak uzavírat dohodu, případně jak jednostranně home office nařizovat. Stanoví i pravidla pro vyplácení peněžité náhrady, byť to bude představovat problém pro ty zaměstnavatele, kteří umožňují obvykle jen částečný home office a berou to jako formu benefitu poskytovateného zaměstnancům. Ovšem na druhou stranu doplňuje také výkladově nejasná ustanovení ohledně způsobilosti domácího pracoviště nebo třeba zamítnutí žádostí o home office. Novela také zavádí nové pokuty, z nichž některé sankcionují porušení ustanovení ZP, která jsou nejasná a některé pokuty jsou myslím nadbytečné. Věřme proto, že probíhající diskuse vyústí v upřesnění a úpravu navrhovaného znění a případně i důvodové zprávy, což by pomohlo všem zúčastněným.

Autor: Mgr. Petr Otevřel, otevrel@lawyer.cz | LinkedIN

Autor působí v advokátní kanceláři Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři s.r.o., kde se zabývá zejména smluvní úpravou v oblasti informačních technologií, autorským a obchodním právem.