Advokátní kancelář Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři - specialisté na problematiku IT práva

Uvedení jmen zaměstnanců na firemních stránkách vs. ochrana osobních údajů

Autor: Mgr. Lukáš Mokrý | Vloženo: 30. 4. 2008 11:23 | Přečteno: 7418X

Obchodní společnosti, ale i některé úřady a neziskové organizace často uvádí na svých internetových stránkách kontaktní údaje na jednotlivé své zaměstnance. Nemůže však být takové zveřejnění osobních údajů v rozporu se zákonem?
Na naši advokátní kancelář se nedávno obrátil klient s žádostí o právní stanovisko v následující záležitosti. Náš klient obdržel od svého zaměstnance výzvu, aby odstranil ze svých internetových stránek jeho jméno a emailovou adresu, neboť je toho názoru, že se jedná o jeho osobní údaj, který zaměstnavatel zveřejnil bez jeho souhlasu, tedy v rozporu se zákonem na ochranu osobních údajů.
 
Návštěvník uvedených firemních internetových stránek může v sekci „kontakty“ nalézt jména a příjmení osob, které jsou jak ve vedoucích pozicích společnosti (statutární orgány), tak v pozicích vedoucích zaměstnanců, od nejvyššího managementu po oblastní obchodní zástupce. U každé osoby je uvedena firemní emailová adresa a telefonní číslo. Informace u jednotlivé osoby tedy vypadá přibližně následovně:
 
Vedoucí IT oddělení:
Jan Novák
Tel: 12345678
Email: Jan.Novak@nazevfirmy.cz
 
Uvádění podobných seznamů pracovníků na firemních stránkách je poměrně rozšířené. Sami možná máte podobný seznam i na vašem webu. Zaměstnavatelé však většinou nepovažují za nutné nechat si udělit souhlas dotčeného zaměstnance. Nemůžou se však tímto dopustit porušení zákona na ochranu osobních údajů?
 
V námi posuzovaném případě jsme do věci vstoupili ve fázi, kdy mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem již proběhla určitá emailová korespondence s výměnou názorů na věc. Na zmíněný požadavek zaměstnance odpověděl firemní právník klienta tak, že pouhé jméno a příjmení není osobním údajem ve smyslu zákona na ochranu osobních údajů (ZOOÚ), neboť uvedením (zveřejněním) jen jména a příjmení bez dalšího údaje nelze subjekt přesně a konkrétně určit.
 
ZOOÚ osobní údaj vymezuje následovně:
Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu.
 
Na to zaměstnanec reagoval nesouhlasnou odpovědí, ve které odkazuje na názor Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) uvedený na internetových stránkách úřadu, že osobním údajem je i takový údaj, kdy může být konkrétní subjekt údajů identifikován např. i jen ostatními zaměstnanci společnosti. Tento názor je sám o sobě zajímavý – naleznete jej zde (odkaz: http://www.uoou.cz/index.php?l=cz&m=top&mid=02:03&u1=&u2=&t=#a17).
 
Naše advokátní kancelář provedla právní rozbor uvedené záležitosti za účelem stanovení dalšího vhodného postupu klienta. V prvé řadě bylo nutno posoudit, zda se v daném případě jedná o uvedení takových údajů, na základě kterých je možno identifikovat konkrétního člověka. Z uvedené definice osobních údajů, a ve světle citovaného názoru ÚOOÚ, bylo nutno uzavřít, že uveřejnění informací v daném rozsahu je skutečně nutno považovat za sdělení osobních údajů. Druhou otázkou tedy bylo, zda takovým uveřejněním bez souhlasu subjektu údajů (zaměstnance), nedošlo k porušení ZOOÚ.
 
ZOOÚ stanoví požadavek na souhlas subjektu osobních údajů se zpracováním svých osobních údajů, včetně jejich uveřejnění, v ust. § 5 odst. 2. Zároveň uvádí výjimky, kdy se souhlas nevyžaduje. Jednou z těchto výjimek je situace, kdy je zpracování nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů správce, příjemce nebo jiné dotčené osoby (např. zaměstnavatele); takové zpracování osobních údajů však nesmí být v rozporu s právem subjektu údajů na ochranu jeho soukromého a osobního života. Dospěli jsme k závěru, že právě tuto výjimku lze aplikovat na posuzovaný případ. Je v zájmu správce, aby mohl informovat (potenciální) obchodní partnery jednak o osobách, které jsou odpovědné za jednotlivý úsek činnosti zaměstnavatele (tj. údaje jako jméno a pracovní pozice), jednak o pracovních kontaktech na tyto osoby (tj. pracovní telefon, pracovní emailová adresa). V žádném případě však takové zveřejnění nesmí zasahovat do soukromého života zaměstnance, proto např. není možné uvádět osobní telefonní číslo zaměstnance bez jeho souhlasu. Tento závěr nepřímo podporuje i názor ÚOOÚ uveřejněný na internetových stránkách úřadu (http://www.uoou.cz/index.php?l=cz&m=top&mid=02:02:13&u1=&u2=&t= ), ze kterého plyne, že zaměstnavatel je oprávněn sdělovat ty osobní údaje zaměstnance, které se týkají výlučně jeho pracovních aktivit a zjevně nevypovídají o jeho soukromém životě. V textu je výslovně uvedeno: „Zaměstnavatel tak může, pokud je to potřebné k plnění jeho úkolů a zvláštní zákon nestanoví jinak, bez souhlasu zaměstnance sdělit jeho jméno a příjmení, akademický titul, funkční zařazení, kontaktní údaje zaměstnance na jeho pracoviště (číslo telefonu, faxu, adresu elektronické pošty)“. Tento ´publikovaný názor ÚOOÚ však skutkově vycházel z poněkud odlišné situace, a to z požadavku zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, na uveřejnění některých údajů týkajících se platových poměrů vedoucích zaměstnanců veřejné správy.
 
V námi posuzovaném případě tak přetrvávala určitá pochybnost, zda lze zájem zaměstnavatele na uveřejnění kontaktů na své zaměstnance považovat za „právem chráněný zájem správce“, jak jej vyžaduje předmětná výjimka. Jde o to, že žádný právní předpis výslovně takovému zájmu právní ochranu neposkytuje. Tuto pochybnost jsme rozptýlili tím, že jsme vznesli dotaz přímo na ÚOOÚ, který náš právní závěr plně potvrdil.
 
Z výše uvedeného příkladu vyplývá, že otázku nakládání s osobními údaji zaměstnanců nelze brát na lehkou váhu. Bez souhlasu zaměstnance nelze zpracovávat zejména údaje, které se dotýkají jeho soukromého a osobního života, ledaže je dána některá ze zákonných výjimek. Vždy lze doporučit mít v určité míře souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů zakotvený v pracovní smlouvě. Konzultaci otázek ochrany osobních údajů s právníkem lze jen doporučit.

Autor: Lukáš Mokrý
Autor působí v advokátní kanceláři Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři v.o.s., kde se zabývá zejména obchodním právem včetně veřejných zakázek, problematikou ochranných známek, doménových jmen a reklamním právem.