Advokátní kancelář Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři - specialisté na problematiku IT práva

Povinné ukládání do sbírky listin v elektronické podobě

Autor: Mgr. Lukáš Mokrý | Vloženo: 15. 3. 2007 12:31 | Přečteno: 30309X

Dnem 1. ledna 2007 vstoupila v účinnost vyhláška o digitalizaci obchodního rejstříku, jejímž cílem je urychlení procesu digitalizace sbírky listin. Na podnikatele zapsané v obchodním rejstříku klade zvýšené nároky týkající se digitalizace některých listin ukládaných do sbírky.
Sbírka listin
Sbírka listin je součástí obchodního rejstříku – podnikatelé jsou do sbírky povinni ukládat některé listiny, které se tak stávají veřejně přístupnými – např. základní společenské dokumenty jako společenská smlouva či stanovy, podpisové vzory osob jednajících za společnost nebo účetní závěrky, výroční zprávy či zprávy o vztazích mezi propojenými osobami. V současnosti je již sbírka listin postupně zpřístupňována i na internetu (www.justice.cz). Požadavek na elektronizaci listin zakládaných do sbírky listin se v obchodním zákoníku nachází již od 1. července 2005. Bez prováděcí vyhlášky se však tato povinnost vztahovala výhradně na rejstříkové soudy. V praxi se ukázalo, že soudy digitalizaci celé dosavadní sbírky listin zvládaly pouze velmi pozvolna, když často nestíhaly převést do elektronické podoby ani nově doložené listiny, natož ty, které byly uloženy před datem účinnosti příslušné novely.
 
Nová právní úprava
Nová vyhláška v souladu s ust. § 33 odst. 4 obchodního zákoníku vymezuje, které listiny lze do sbírky ukládat výhradně v elektronické podobě. Tato část se tedy nevztahuje k povinnosti stanovené rejstříkovým soudům, ale blíže provádí povinnost danou subjektům zapsaným, resp. zapisovaným do obchodního rejstříku. Při absenci obdobného prováděcího předpisu před účinností vyhlášky o digitalizaci obchodního rejstříku je to právě tato vyhláška, která uvedla povinnost výlučně digitalizovaných podání do sbírky listin v život. Dosud bylo možno veškeré dokumenty ukládat i v listinné podobě.
Povinnost elektronické formy se vztahuje na ty listiny, kterými se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis nebo změnu anebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku. Na tomto místě nebudu podrobně uvádět, o které listiny se konkrétně jedná, poukážu však na některé diskutabilní momenty, které takové určení dotčených listin přináší.
V prvé řadě vyhláška neodstraňuje povinnost předkládat dokumenty, které se zakládají do sbírky listin a kterými se zároveň prokazují skutečnosti zapisované do obchodního rejstříku, i nadále v listinné podobě ve dvojím vyhotovení (§ 38k odst. 1 obchodního zákoníku). Např. při zakládání společnosti s ručením omezeným je navrhovatel povinen přiložit k návrhu na zápis do obchodního rejstříku notářský zápis o založení společnosti ve dvojím listinném vyhotovení. Přitom cena za jedno vyhotovení (opis) notářského zápisu může dosahovat i několika set Kč, a pro navrhovatele tak znamená nemalý výdaj, proto by bylo vhodnější, aby jedno vyhotovení, které je určeno k uložení do sbírky listin, postačilo být předloženo v digitalizované podobě na nosiči CD-R. Nicméně dle současného stavu není takový postup možný, a to přesto, že digitalizaci nakonec rejstříkový soud stejně musí sám provést, a vyhotovení dané listiny, pořízené za nemalou částku, bude poté skartováno.
Jiný problém spočívá ve skutečnosti, že některé listiny, pokud jsou předloženy pouze v elektronické podobě, ztrácejí procesem digitalizace svou autenticitu. Typicky se může jednat o podpisový vzor osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby, jehož účelem je, aby kdokoli mohl nahlédnutím do sbírky zjistit autentickou podobu takového podpisu. Při převádění do elektronické podoby, např. skenováním listiny, může při nižší kvalitě technického zařízení, nebo při nastavení nižšího rozlišení výsledného dokumentu dojít ke zkreslení skutečné podoby podpisu, čímž uložení dokumentu do sbírky listin ztrácí svůj smysl. Nicméně, takový elektronický dokument nemůže soud odmítnout, protože nezná skutečnou podobu podpisu dané osoby.
Obdobný problém nastává v případě listin, které nesou oficiální otisk razítka státního orgánu, resp. notáře. Předložení takové listiny pouze v digitalizované podobě (bez elektronického podpisu příslušné autority) znamená, že dokument nemá sílu oficiální listiny. Je proto zvýšeno riziko, že předložený dokument byl neoprávněně pozměněn.
Vyhláška dále stanoví formát, do kterého mají být listiny převáděny (Portable Document Format) a způsob, jakým mají být rejstříkovému soudu předkládány (na nosiči CD-R nebo elektronickou poštou s elektronickým podpisem).
 
Závěr
Je zřejmé, že nová právní úprava klade na podnikatele zvýšené nároky na technické zajištění procesu digitalizace. Lze jen doporučit, aby se podnikatel ve vztazích k obchodnímu rejstříku nechal zastoupit advokátní kanceláří na dostatečné odborné i technologické úrovni, která mu bude schopna doporučit nejvhodnější postup při řešení právních otázek obchodní společnosti, určí potřebné dokumenty, ale rovněž zajistí vypracování jednotlivých dokumentů, ať v listinné či elektronické podobě.
 
Autor: Lukáš Mokrý
Autor působí v advokátní kanceláři Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři v.o.s., kde se zabývá zejména obchodním právem, a problematikou ochranných známek, doménových jmen a rovněž oblastí veřejných zakázek. Je členem European Association for Commercial and Corporate Law a je zapsán v Národním registru poradců agentury CZECHINVEST.