Jak smluvně upravit home office (I) - obecná úprava

Autor: Mgr. Petr Otevřel | Vloženo: 27. 8. 2020 19:52 | Přečteno: 12058X

Téma home office nabývá stále více na významu, ať už jako vítaný benefit z pohledu zaměstnanců, tak jako možnost reagovat na rizika nebo omezení provozu vyvolaná pandemií koronaviru. Pokud zaměstnavatel dosud nemá home office smluvně ošetřen se svými zaměstnanci, právě nyní je nejvyšší čas, kdy by se měl tomuto tématu věnovat. Tento článek obsahuje vybrané pracovněprávní oblasti, na které by zaměstnavatel měl v souvislosti s home office pamatovat. Navazující druhý díl je věnován problematice ochrany osobních údajů a dat při výkonu práce v režimu home office.

Co je to vlastně ten „home office“? 

Odpověď není ani zdaleka tak jasná, jak vyplývá z prostého překladu tohoto populárního pojmu „home office.“ Ve skutečnosti často není výkon práce vázán na bydliště zaměstnance, ostatně i český zákoník práce (ZP) vymezuje místo výkonu práce negativně, tj. tím, že zaměstnanec „nepracuje na pracovišti zaměstnavatele“ – v zásadě tedy může zaměstnanec pracovat kdekoliv, např. v kavárně nebo na pláži ve Španělsku, byť to nemusí být tak jednoduché z pohledu ochrany osobních údajů. 

Častěji je home office sjednán pouze na několik dnů v týdnu, nebo střídavě jako týden doma – týden na pracovišti. Zatím spíše výjimečně je v ČR sjednán úplný home office s tím, že zaměstnanec vůbec nemá pracoviště v provozovně zaměstnavatele.

Home office může mít řadu podob i z pohledu rozvržení pracovní doby zaměstnanců. Zatímco v některých případech zaměstnavatel neřeší, kdy zaměstnanec práci fakticky vykonává, v řadě případů naopak rozvrhne zaměstnanci pracovní dobu i v rámci výkonu home office. 

Český zákoník práce a home office

Zákoník práce upravuje home office v ustanovení § 317, ve kterém částečně řeší pouze jednu jeho variantu, v rámci které zaměstnanec vykonává práci „v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje.“ 

Pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnou na této variantě home office, pak se dle § 317 odst. a) ZP logicky neuplatní vybrané části zákoníku práce, které upravují právě rozvržení pracovní doby či prostojů (§ 81 ZP).

Dále zaměstnanci dle § 317 odst. b) ZP nepřísluší při tzv. jiných důležitých osobních překážkách v práci náhrada mzdy nebo platu, které jsou upraveny § 199 zákoníku práce a v nařízení vlády č. 590/2006 Sb., nebo pokud jde o náhradu mzdy nebo platu podle § 192 ZP. 

A konečně § 317 odst. c) ZP výslovně stanoví, že zaměstnanci nepřísluší mzda nebo plat nebo náhradní volno za práci přesčas ani náhradní volno nebo náhrada mzdy anebo příplatek za práci ve svátek. V této souvislosti je třeba si dávat pozor na příplatek za práci přesčas, který citované ustanovení výslovně nevylučuje, a proto na něj vzniká nárok i v této variantě home office.

Co český zákoník práce ve vztahu k home office neřeší

Lze říct, že výslovně český zákoník práce home office neřeší prakticky vůbec, právě s výjimkou citovaného § 317 ZP. V roce 2017 přitom byl projednáván návrh novely zákoníku práce, který řešil mj. i home office, nebyl však schválen. 

Návrh upravoval mj. úhradu nákladů vzniklých zaměstnanci při výkonu práce v režimu home office, přičemž tyto nebylo možno zahrnout do mzdy, platu nebo odměně z dohody, ale měly být stanoveny samostatně. Návrh novely předpokládal také možnost sjednat si úhradu těchto nákladů paušální částkou. 

Návrh novely dále ukládal zaměstnavateli, aby umožnil zaměstnanci „na jeho žádost“ pravidelná setkávání s ostatními zaměstnanci na pracovišti zaměstnavatele.  ale zejména ukládal výslovnou povinnost zaměstnavateli „zajistit ochranu údajů, které se zpracovávají dálkovým přenosem mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem“, přičemž zaměstnanci ukládal návrh novely povinnost „počínat si tak, aby chránil data a údaje související s výkonem jeho práce.“ 

Nic ze shora uvedeného nebylo upraveno a může proto sloužit jen jako vodítko pro zaměstnavatele, co by mohli či spíše měli upravit v dohodě se zaměstnancem, u něhož se s pravidelným a alespoň částečným výkonem práce v režimu home office počítá. Jak si ukážeme dále, absence výslovné zákonné úpravy neznamená, že by zaměstnavatelé nemuseli ohledně home office nic řešit. 

Jak tedy upravit home office?

1) Forma dohody

Home office musí být vždy sjednán dvoustrannou dohodou mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Forma takové dohody může být různá, někdy je home office sjednán přímo pracovní smlouvou, častěji se uzavírá samostatná dohoda, která obvykle odkazuje na vnitřní předpis obsahující úpravu práv a povinností souvisejících s výkonem práce v režimu home office.

2) Místo výkonu práce

Uzavírají-li smluvní strany samostatnou dohodu o výkonu práce v režimu home office, je třeba správně ošetřit místo výkonu práce tak, aby nekolidovalo s úpravou v pracovní smlouvě, kde je zpravidla vázáno právě na pracoviště zaměstnavatele. Místo výkonu práce je tzv. podstatnou náležitostí pracovní smlouvy a v případě, že neodpovídá místu výkonu práce v režimu home office, bude nezbytné vedle samotné dohody o výkonu práce v režimu home office navíc ještě uzavřít dodatek k pracovní smlouvě a místo výkonu práce změnit (např. jako místo výkonu sjednána obec nebo konkrétní adresa provozovny zaměstnavatele, zaměstnanec však bydlí v jiné obci nebo hodlá vykonávat práci zcela flexibilně bez toho, aby byl vázán na konkrétní místo). 

Místo výkonu práce může souviset také s požadavky na ochranu dat a osobních údajů. V řadě případů bude proto sjednáno pravidelné domácí pracoviště a zaměstnanec bude povinen vykonávat práci na takto definovaném pracovišti. 

3) Režim výkonu práce a pracovní doba

Zde odkazuji na shora uvedené v části „Český zákoník práce a home office“. Pokud zaměstnavatel potřebuje, aby byl zaměstnanec dostupný v určitých hodinách, např. kvůli kontaktu se zákazníky, videokonferencím s obchodními partnery apod., měl by tyto podmínky v dohodě stanovit tak, aby bylo jasné, že nejde o režim, ve kterém si zaměstnanec pracovní dobu rozvrhuje sám ve smyslu § 317 ZP. Stanoví-li rozvrh pracovní doby zaměstnavatel, pak nelze aplikovat výjimky uvedené v § 317 ZP. 

Pokud si rozvrhuje pracovní dobu sám zaměstnanec, je třeba brát v potaz, že i v takových případech platí limity maximální délky pracovní doby – tzv. stanovená týdenní pracovní doba. Zaměstnavatel tedy nemůže zaměstnanci ukládat libovolné a nepřiměřené množství práce. Na druhou stranu platí obecná zákonná úprava ohledně přesčasů, takže je přípustné, aby zaměstnavatel uložil zaměstnanci i takové množství práce, které bude vyžadovat práci přesčas. 

4) Odměňování 

V některých případech může být vhodné stanovit zvláštní pravidla pro odměňování, a především pro vykazování práce. 

Jak už bylo uvedeno výše, bez ohledu na to, zda si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám, nebo mu ji stanoví zaměstnavatel, přísluší zaměstnanci příplatek za práci přesčas, ledaže má zaměstnanec mzdu sjednánu s přihlédnutím k práci přesčas ve smyslu § 114 odst. 3 ZP. Obdobné platí pro ostatní příplatky, např. za noční práci. 

5) Náhrada nákladů zaměstnance

K tomuto zákoník práce zcela mlčí a rovněž návrh novely z roku 2017 řešil pouze náhrady např. za zvýšený odběr elektřiny, internet, telefon apod. Dohoda se zaměstnancem by toto měla upravit, stejně jako případné užívání vlastního zařízení zaměstnance. 

Zaměstnavatelé by měli mít na paměti, že i v případě home office platí obecná úprava zákoníku práce, podle které je zaměstnavatel tím, kdo je na své náklady povinen vytvořit zaměstnancům pracovní podmínky umožňující bezpečný výkon práce (§ 224 odst. 1 ZP) a je mj. povinen hradit náklady spojené se zajišťováním bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (§ 101 odst. 1 ZP). Obě citovaná ustanovení jsou hodně obecná a vágní, v „Metodice řízení práce prováděné formou home office“ dostupné na stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí (dále „Metodika“) se dozvíme pouze to, že „nicméně nelze po zaměstnavateli oprávněně požadovat, aby svému zaměstnanci zhodnocoval byt či pořizoval nové zařízení, např. kvůli několikadenní nárazové práci z domu.“ Zaměstnavatelé by proto v dohodě měli tuto problematiku řešit výslovně, aby se nevystavovali riziku porušení zákona a s tím spojených sankcí ze strany příslušných orgánů. Přenést veškeré náklady spojené s home office na zaměstnance nelze, a to ani smluvně pro rozpor takové úpravy se ZP. Ideální se jeví paušální náhrada. 

Do budoucna by bylo dobré zakotvit v zákoníku práce nějaký kompromis, který by na jedné straně konkretizoval podmínky výkonu práce zaměstnanců v režimu home office, aniž by stanovil takové požadavky a náklady pro zaměstnavatele, které by znamenaly fakticky konec nebo výrazné omezení této formy výkonu práce.

6) BOZP 

Samostatnou kapitolou je oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Pokud by chtěl zaměstnavatel v oblasti BOZP naprosto zazářit, bude se řídit shora zmíněným dokumentem „Metodika řízení práce prováděné formou home office“. Základním východiskem Metodiky je to, že zaměstnanci pracující z domova jsou ohroženi stejně, jako zaměstnanci na pracovišti. Metodika předpokládá s vypracováním analýzy rizik domácího pracoviště zaměstnance (např. na základě fotografií, osobní prohlídky nebo návodu k použití pracovních pomůcek), případný návrh opatření pro zlepšení stavu domácího pracoviště, opětovné vyhodnocení atd. Cílem je, aby domácí pracoviště splňovalo požadavky BOZP na ergonomii, správné osvětlení, větrání, akustické podmínky apod., přičemž Metodika zdůrazňuje, že domácí pracoviště rozhodně není pracovištěm provizorním. 

Celá Metodika v podstatě nepřímo předpokládá, že home office je možný pouze na schváleném domácím pracovišti a nikde jinde, alespoň pokud se jedná o kancelářskou práci. 

Zaměstnavatel by měl splnit vůči zaměstnanci rovněž informační povinnost a poučit, popř. rovnou zaškolit dotyčného „domáckého“ zaměstnance. Např. informovat jej ohledně přiměřených omezení noční práce (v případech, kdy si zaměstnanec sám rozvrhuje pracovní dobu a sám si určuje, kdy bude pracovat), zavázat zaměstnance k čerpání bezpečnostních přestávek, zavázat jej k nepřetržitému alespoň 12hodinovému odpočinku mezi dvěma směnami a 35hodinový nepřetržitý odpočinek v týdnu apod. 

Metodika nemá povahu závazného právního předpisu, nicméně poukazuje na (byť obecnou) úpravu zákoníku práce a opírá se o ni. Vzhledem k absenci podrobnější úpravy home office v zákoníku práce tak může být Metodika využita k výkladu konkrétního případu či sporu a zaměstnavatelé by neměli její obsah úplně ignorovat. 

7) Ochrana osobních údajů a dat zaměstnavatele

Tato problematika je natolik rozsáhlá a komplexní, že ji věnuji celý druhý díl tohoto článku. 

8) Co dalšího by měly strany sjednat či upravit?

Vedle shora uvedeného může dohoda obsahovat řadu dalších bodů v závislosti na konkrétních okolnostech, např.:

• definici pravidelného pracoviště pro účely cestovních náhrad
• způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, popř. komunikace s ostatními zaměstnanci
• způsob zadávání úkolů, kontrola jejich plnění a způsob předávání
• pravidla ohledně přístupu zaměstnavatele na domácí pracoviště zaměstnance.

Závěr

Ačkoliv máme z března a dubna tohoto roku všichni v paměti zkušenost s živelným přechodem na home office, kdy smluvní úprava byla tou poslední starostí všech zúčastněných, zejména zaměstnavatelé by neměli tento stav považovat za ideál nebo novou normu. Ze shora uvedeného naopak vyplývá, že ze zákoníku práce vyplývá řada povinností, které by měly být výslovně upraveny. A to jsme se zatím vůbec nedotkli problematiky osobních údajů a nakládání s daty zaměstnavatele (a jeho zákazníků a obchodních partnerů), kterému bude věnován druhý díl tohoto článku. 

 

Autor: Mgr. Petr Otevřel, otevrel@lawyer.cz

Autor působí v advokátní kanceláři Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři s.r.o., kde se zabývá zejména smluvní úpravou v oblasti informačních technologií, autorským a obchodním právem a problematikou ochrany osobních údajů.